Jak nastavit avatar u e-mailu: vliv na komunikaci a praktický návod
Avatar, neboli profilový obrázek, je malá ikona nebo fotografie, která se zobrazuje vedle vašeho jména při odesílání e-mailů. Tento prvek, i když na první pohled nenápadný, má velký dopad na vnímání vaší komunikace, zejména v obchodním prostředí. Avatar může vypadat například viz níže, ale využít můžete i logo vašeho brandu.
Co je to avatar a proč je důležitý?
Avatar je vizuální reprezentace vaší identity v digitálním prostředí. Zobrazí se nejen v e-mailové schránce příjemce, ale často i v dalších aplikacích nebo komunikačních nástrojích propojených s e-mailem. Použití vhodného a profesionálně působícího avataru může:
Posílit vaši značku – Pokud pravidelně komunikujete se zákazníky nebo obchodními partnery, dobře zvolený avatar může přispět k lepšímu rozpoznání a zapamatování vaší osoby nebo společnosti.
Zlepšit důvěryhodnost – Když příjemce vidí váš obrázek vedle e-mailu, působí to osobněji a autentičtěji. V prostředí plném anonymních spamů a nevyžádaných zpráv to může důvod, proč váš e-mail vůbec přečíst.
Ulehčit komunikaci – Při častější komunikaci s různými osobami je pro příjemce jednodušší vás rychle identifikovat podle avataru, což usnadňuje orientaci v e-mailové schránce.
Jaké to má dopady na komunikaci se zákazníkem?
Zákazníci se dnes potýkají s obrovským množstvím digitální komunikace. Když jim zašlete e-mail, váš avatar může rozhodnout, zda váš e-mail otevřou hned, zda ho přehlédnou, nebo dokonce smažou jako nevyžádaný. Avatar nejen zvyšuje vizuální atraktivitu, ale také vytváří okamžitý dojem. V případě, že zákazník uvidí známý a důvěryhodný obrázek, pravděpodobněji vaši zprávu otevře a přečte. Záleží avšak vždy na serveru příjemce, ne každý e-mailový server zobrazuje avatar stejným způsobem. Zde je přehled, jak s avatarem pracují různé služby:
Náš e-mailový server
zobrazuje avatar vedle jména odesílatele přímo ve schránce příjemce. Využívá se „Gravatar“ (Globally Recognized Avatar). Registraci provedete na https://gravatar.com/.
Gmail
zobrazuje avatar vedle jména odesílatele přímo ve schránce příjemce. Obrázek je synchronizován buď s Google účtem, nebo s Gravatarem.
Seznam.cz
e-mail také podporuje avatar, ale pouze pokud máte vytvořený účet na Seznamu. Obrázek si zde můžete nahrát přímo do svého profilu.
Outlook
zobrazuje avatar, pokud máte účet propojený s Microsoft službami. Pokud ne, zobrazí se jen iniciály jména.
Další služby
a některé menší e-mailové služby avatar nezobrazují vůbec, nebo jej ukazují pouze, pokud má příjemce stejného poskytovatele služeb. Některé využívají opět námi známý Gravatar.
Jak jednoduše avatar nastavit?
Nastavení avataru se může mírně lišit podle poskytovatele e-mailových služeb, jak již bylo řečeno. Ideálně platí pravidlo, že pokud chcete používat Avatar, bude třeba váš e-mail zaregistrovat do všech služeb - Gravataru, Gmailu, Seznamu, Microsoft, popřípadě do dalších služeb. Dbejte ale na opatrnost ohledně spamu. Vždy si ověřte, do kterých služeb se registrujete.
Při nahrávání doporučuji čtvercová formát obrázku s rozměry 256×256 px (nebo větší) s maximální velikosti do 1 MB ve formátu JPG. Po nahrání obrázku nezapomeňte změny uložit. Někdy může trvat několik minut až hodin, než se avatar projeví u všech příjemců.
Pokud používáte Gravatar, váš avatar se bude zobrazovat nejen v e-mailu, ale i na dalších místech, kde je tato služba podporována. Gravatar je propojený s vaší e-mailovou adresou a používá se na různých platformách.
Co se týče příjmu e-mailů, registrací ve výše uvedených službách se nemusíte obávat, že by Vaše e-maily byly fragmentovány / rozděleny mezi služby. E-mail vždy chodí na server, na který doména (internetová adresa) odkazuje pomocí MX záznamu v DNS zóně. Kde je váš server příjemce bude vědět administrátor vaší domény. Tzn. registrací e-mailové adresy v různých službách budou e-maily chodit tam, kam doposud. Tuto registraci budete využívat pouze pro nastavení avataru.
Závěr
Avatar je více než jen obrázek. Je to vizuální reprezentace vaší digitální identity, která může mít významný dopad na to, jak vás ostatní vnímají. Správně nastavený avatar může zlepšit důvěryhodnost, posílit značku a usnadnit komunikaci se zákazníky. Nezapomeňte zkontrolovat, jak s avatarem pracuje e-mailová služba vašeho příjemce, a nastavte si ho tak, aby vás co nejlépe reprezentoval.